Malzeme Satınalma Takip
Versiyon 1.0 | Şubat 2026
Genel Bakış
Malzeme Satınalma Takip ekranı, onay sürecini tamamlamış malzeme taleplerinin satınalma formuna dönüştürüldüğü ve yönetildiği ekrandır. Ekran iki sekme üzerinden çalışır:
Malzeme Talep Havuzu: Onaylanmış taleplerin malzeme kalemlerini listeler. Satınalma görevlisi buradan malzeme seçerek satınalma formu oluşturur.
Malzeme Satınalma Takip: Oluşturulan satınalma formlarının durumunu listeler ve yönetir.
Ekrana Giriş
Sol menüden Satınalma Yönetim modülünü açın, ardından Malzeme Satınalma Takip seçeneğine tıklayın.
Sekme 1 — Malzeme Talep Havuzu
Bu sekmede onay sürecini tamamlamış malzeme talep formlarından gelen kalemler listelenir. Satınalma görevlisi bu listeden malzeme seçerek satınalma formu oluşturur.
Liste Sütunları
Havuz listesindeki her satırda şu bilgiler yer alır:
Proje
Talebin bağlı olduğu proje adı.
Talep No
Malzeme talebine ait sistem numarası.
Bütçe Kalemi
Malzemenin ilişkilendirildiği bütçe kalemi.
Malzeme
Talep edilen malzemenin adı.
Miktar
Talep edilen miktar.
Birim
Ölçü birimi (adet, kg, m² vb.).
Aciliyet Durumu
Talebin öncelik seviyesi.
Talep Tarihi
Malzeme talebinin oluşturulduğu tarih.
Kalan Gün
Tedarik tarihine kalan gün sayısı (otomatik hesaplanır).
Açıklama
Talebe ait açıklama bilgisi.
Satınalma Formu Oluşturma
Havuzdan satınalma formu oluşturmak için:
Satın alınacak malzeme kalemleri listeden işaretlenir.
Satınalma Oluştur butonuna tıklanır. Sistem seçilen kalemlerden bir satınalma formu oluşturur.
Proje Kısıtlaması
Seçilen malzeme kalemleri aynı projeye ait olmak zorundadır. Farklı projelerden aynı anda seçim yapılamaz; sistem buna izin vermez.
Sekme 2 — Malzeme Satınalma Takip
Bu sekmede oluşturulan satınalma formları durum bazında listelenir ve yönetilir.
Alt Sekmeler
Havuz
Teklif toplama aşamasındaki formlar.
—
Tamamlananlar
Onay sürecini tamamlamış formlar.
Satınalma Onay Tarihi, Onaylı Firma, Satınalma Onay Tutarı, KDV Tutarı
Reddedilenler
Yönetici tarafından reddedilmiş formlar.
—
Tümü
Tüm satınalma formları.
Satınalma Onay Tarihi, Onaylı Firma, Satınalma Onay Tutarı, KDV Tutarı
Liste Sütunları
Her satınalma formu satırında şu bilgiler yer alır:
Proje
Satınalma formunun bağlı olduğu proje.
Oluşturan
Formu oluşturan kullanıcının adı.
Talep No
Satınalma formunun numarası.
Talep Adı
Forma verilen ad.
Onaylı Firma
Teklifin onaylandığı tedarikçi firma. (Tamamlananlar ve Tümü sekmesinde görünür)
Satınalma Onay Tutarı
Onaylanan teklif tutarı. (Tamamlananlar ve Tümü sekmesinde görünür)
Satınalma Onaylı KDV
Onaylanan teklife ait KDV tutarı. (Tamamlananlar ve Tümü sekmesinde görünür)
Talep Onay Tarihi
Malzeme talep formunun onaylanma tarihi.
Talep Tarihi
Satınalma formunun oluşturulma tarihi.
Satınalma Süresi
Son talep tarihi ile onay tarihi arasındaki gün farkı (otomatik hesaplanır).
Sipariş Türü
Formun türü: Doğrudan veya Satınalma.
Durum
Formun güncel durumu.
Liste Üzerindeki Aksiyonlar
Her satırın sağında yer alan Sil butonu ve üst kısımdaki Durum Güncelle dropdown'ı yalnızca yetkili kullanıcılar tarafından kullanılabilir:
Durum Güncelle → Teklif Toplanıyor
Formu hangi durumda olursa olsun Teklif Toplanıyor durumuna çeker. Formun geçmiş kaydı silinerek malzemeler havuza geri döner. Yalnızca yetkili kullanıcılar tarafından yapılabilir.
Sil
Yalnızca o satınalma formunu siler; malzemeler havuza geri döner. Faturaya bağlanmış malzeme içeren formlar silinemez. Yalnızca yetkili kullanıcılar tarafından yapılabilir.
Dikkat — Sil ve Durum Güncelle
Sil: Yalnızca satınalma formunu siler; malzemeler havuza geri döner. Faturaya bağlı malzeme varsa silme işlemi gerçekleşmez. Geri alınamaz.
Durum Güncelle: Formun geçmiş kaydını silerek malzemeleri havuza geri döndürür. Bu işlem de geri alınamaz.
Satınalma Formu Süreci
Satınalma formu oluşturulduktan sonra aşağıdaki adımlar izlenir. Teklif girişi, nakliye planlaması, ödeme planlaması ve teklif analizi bölümleri Doğrudan Satınalma Formu ile aynı ekran ve aynı mantıkla çalışır.
Malzeme Listesi Yönetimi
Satınalma formu oluşturulduktan sonra malzeme listesi üzerinde şu işlemler yapılabilir:
Malzeme Ekle: Forma listeye olmayan yeni bir malzeme kalemi eklenebilir.
Malzeme Düzenle: Listede mevcut malzeme kalemlerinde güncelleme yapılabilir.
Havuzdan Malzeme Ekle: Havuzda bekleyen başka malzeme kalemleri bu forma dahil edilebilir. Proje kısıtlaması burada da geçerlidir.
Teklif Girişi
Satınalma formundaki malzemeler için firma teklifleri girilir. Yeni Teklif butonuna tıklandığında teklif formu açılır; ortada tüm malzemeler listelenir. Her firma için bu işlem ayrı ayrı tekrarlanır.
Tedarikçi firma seçildikten sonra malzemelerin sağında Düzenle butonu görünür. Her malzeme için Düzenle'ye tıklanarak birim fiyat, KDV, tevkifat, para birimi ve açıklama bilgileri girilir.
Mevcut bir teklifi görüntülemek veya düzenlemek için teklif listesinden ilgili firma seçilir, ardından Teklifi Görüntüle butonuna tıklanır.
Nakliye Planlaması
Teklif formu içindeki Teklif Yönetim kartında nakliye durumu belirlenir:
Nakliye Dahil: Nakliye KDV oranı ve nakliye fiyatı girilir.
Nakliye Hariç: Nakliye miktarı ve tahmini nakliye tutarı girilir.
Nakliye seçiminin altında fatura durumu seçilir, ardından açıklama alanı doldurulabilir.
Ödeme Planlaması
Her teklif için ödeme planı girilmesi zorunludur. Ödeme planındaki toplam tutar, teklif tutarını (KDV dahil) tam olarak karşılamalıdır; eksik kalırsa sistem onaya göndermeye izin vermez.
Ödeme planı otomatik veya manuel olarak oluşturulabilir. Çek seçildiğinde sistem başlangıç vade tarihini otomatik olarak 3 ay ileriye atar.
Döküman Ekleme (Opsiyonel)
Dökümanlar sekmesinden forma destekleyici dosyalar eklenebilir. Her türlü dosya formatı desteklenir, dosya boyutu üst sınırı 250 MB'tır.
Teklif Talep E-Postası (Opsiyonel)
Tedarikçilerden fiyat teklifi toplamak için e-posta gönderilebilir. Detaylı kullanım kılavuzu aşağıdaki linkten ulaşılabilir.
Malzeme Teklif Talep Gönderim Kılavuzu
Teklif Analizi
Teklif Analizi sekmesinde tüm firmaların teklifleri yan yana listelenir. En uygun fiyat yeşil arka plan ile vurgulanır. Her malzeme için hangi firmadan alınacağı radyo buton ile seçilir.
Tablonun en sağında geçmiş alım bilgileri görüntülenir: aynı malzemenin daha önce hangi firmadan, hangi tarihte ve ne tutardan alındığı bilgilendirme sütunları olarak listelenir.
Teklif Analizi PDF formatında indirilebilir. Teklif onayı tamamlandıktan sonra Onay Formu PDF'i de aktif hale gelir; her iki rapor da tüm kullanıcılar tarafından indirilebilir.
Onaya Gönderme
Tüm teklifler, nakliye ve ödeme planı tamamlandıktan sonra Onaya Gönder butonuna tıklanır. Form, projeye tanımlı hiyerarşik onay akışına iletilir.
Onay tamamlandığında forma bağlı tüm taraflara (oluşturan ve onaylayanlara) e-posta bildirimi gönderilir. Reddedildiğinde de aynı şekilde bildirim iletilir.
Onay Sürecinde Düzenleme Kısıtlaması
Form onaya gönderildikten sonra düzenleme yapılamaz. Yetkililer Durum Güncelle işlemiyle formu geri çekebilir; ancak bu işlem formun geçmiş kaydını silerek havuza geri döndürür.
Sık Yapılan Hatalar
Farklı projelerden malzeme seçmeye çalışmak
Havuzdan satınalma formu oluştururken seçilen tüm kalemler aynı projeye ait olmalıdır. Sistem farklı projelerden eş zamanlı seçime izin vermez.
Ödeme planı toplamının teklif tutarını karşılamaması
Ödeme planındaki toplam tutar KDV dahil teklif tutarıyla eşleşmelidir. Eksik kalırsa form onaya gönderilemez.
Faturalı malzeme içeren formu silmeye çalışmak
Faturaya bağlanmış malzeme içeren satınalma formları silinemez. Sistem bu durumda silme işlemine izin vermez.
Sil işleminin etkisini göz ardı etmek
Sil butonu yalnızca satınalma formunu siler; malzemeler havuza geri döner. Geri alınamaz ve yalnızca yetkili kullanıcılar tarafından kullanılabilir.
Durum Güncelle işleminin geçmiş kaydını sildiğini unutmak
Durum Güncelle ile form Teklif Toplanıyor durumuna çekildiğinde formun tüm geçmiş kaydı silinir ve form havuza geri döner. Bu işlem geri alınamaz.
Satınalma Takibi
Satınalma formlarının güncel durumunu bu ekranın Malzeme Satınalma Takip sekmesinden izleyebilirsiniz.
Last updated