Talepler onay sürecinden geçtikten sonra Malzeme Satınalma sürecine girer. Bu kısımda satınalmacılar almak istedikleri malzemeleri seçmelidir ve satınalma oluşturmalıdır. Oluşturulan satınalmada malzemelere tek tek teklif girilmelidir.Bu işlemlerin sonunda satınalmacılar bu satınalma formunu yöneticilerinin onayına göndermelidir.
1.Adım: Malzeme Satınalma Takip Kısmı
Kullanıcı Malzeme Satınalma Takip kısmına 'Satınalma Yönetim' modülü altındaki 'Malzeme Satınalma Takip' menüsüne tıklamalıdır. (Şekil 1)
Şekil 1 - Malzeme Satınalma Takip Kısmı
2. Adım: Satınalma Oluştuma İşlemi
Satınalmacı Malzeme Talep Havuzu kısmından satınalmasını oluşturmak istediği malzemeleri seçmeli ve 'Satınalma Oluştur' butonuna tıklamalıdır. (Şekil 2)
Şekil 2 - Satınalma Oluştur
Satınalma görevlisi istediği takdirde oluşturdukları satınalma formuna 'Malzeme Ekle' alanından malzeme ekleyebileceklerdir.
Satınalma görevlisi gerek duyduğu takdirde talep edilen malzemeyi 'Malzeme Düzenle' kısmından düzenleyebilme yetkisine sahiptir.
Satınalma görevlisi gerek duyduğu takdirde bu aşamada da malzeme havuzundan malzeme ekleme işlemi yapabilmektedir.
3. Adım: Yeni Teklif Oluştur İşlemi
Satınalma Oluştur butonuna tıklandıktan sonra kişi seçtiği malzemelere teklif girmelidir. Bunun için 'Yeni Teklif' butonuna tıklamadır. (Şekil 3)
Şekil 3 - Yeni Teklif Ekle Kısmı
4. Adım: Teklif formu Tedarikçi Firma Seçme Kısmı ve Teklif Bilgileri Doldurulması
Teklif formunda ilk olarak teklif alınan firma seçilmelidir. (Şekil 4)
Şekil 4 - Tedarikçi Firma Ekleme Alanı
Tedarikçi Firma seçimi yapıldıktan sonra malzemelerin yanında Düzenle butonu gözükecektir. Düzenle butonuna tıklayıp gerekli teklif bilgileri girişi yapıldıktan sonra 'Kaydet'e tıklanmalıdır. (Şekil 5)
Şekil 5 - Malzeme Teklif Bilgileri Kaydetme Kısmı
5. Adım: Nakliye Planlama
Teklif bilgileri girildikten sonra Nakliye Planlaması kısmındaki bilgiler doldurulmalıdır. (Şekil 6)
Şekil 6 - Nakliye Planlama Alanı
Eğer nakliye fiyatı firma teklifine dahil ise 'Nakliye Dahil' fiyat seçilmeki eğer nakliye fiyatı firma teklifine dakil değil ise 'Nakliye Hariç' kısmı seçilip bilgiler doldurulmalıdır.
6. Adım: Ödeme Planlama
Ödeme planlama alanındaki bilgiler doldurulmalıdır. (Şekil 7)
Şekil 7 - Ödeme Planlama Alanı
7.Adım: Kaydet İşlemi
Tüm bu adımlar tamamlandıktan sonra kullanıcı 'Kaydet' butonuna tıklayıp teklifi kaydetmelidir. (Şekil 8)
Şekil 8 - Teklifi Kaydet Butonu
Kullanıcı teklif bilgilerini görmek ya da onaya göndermeden önce düzenlemek isterse teklifi seçip 'Teklifi Görüntüle' butonuna tıklamalıdır.
Bir malzemeye birden fazla teklif girişi yapılabilir bunun için tekrar 'Yeni Teklif' butonuna tıklayıp işlem adımlarını aynı şekilde devam ettirmelidir.
Kullanıcı Döküman eklemek isterse Dökümanlar kısmına tıklayıp 'Döküman Yükle' ye tıklamalı gerekli dökümanı seçip Dosya Yükle Butonuna tıklamalıdır.
8. Adım: Teklif Analizi
Kullanıcı bilgilerini girdiği firmalardaki teklifleri 'Teklif Analizi' kısmından kontrol edebilecektir. (Şekil 9)
Şekil 9 - Teklif Analizi Kısmı
Teklif Analizinde en ucuz firmaya ait fiyat yeşil renk ile belirtilmektedir.
Kullanıcı teklif analizini PDF'e çevirmek istediği takdirde resimde gösterilen butona tıklamalıdır.
9.Adım: Onaya Gönder İşlemi
Tüm işlemler bittikten sonra kullanıcı teklifleri yöneticisine onaya göndermelidir. (Şekil 10)
Şekil 10 - Onaya Gönder Butonu
Satınalma formunuz onaylandığı takdirde formu oluşturan ve onaylayan herkese mail üzerinden bilgilendirme gitmektir.
10.Adım: Süreç Takibi
Eğer oluştulup onaya gönderilen satınalma formu reddedildiyse 'Reddedilenler' kısmında , onaylandıysa 'Onaylananlar' kısmındna görüntülebilenecektir. (Şekil 11)
