Doğrudan Malzeme Talep Giriş

Satınalma Yönetim -> Doğrudan Malzeme Talep Girişi

Kullanıcılar malzeme talep etmek istediklerinde ve bu malzemenin 'Malzeme Talep Girişi' ile kıyaslandığında daha kısa onay sürecinden geçip daha hızlı bir sipariş oluşturmak istediklerinde, malzeme talebi girdikten sonra teklifi de girip o şekilde onaya göndermeleri gereken malzeme girişi kısmı 'Doğrudan Malzeme Talep Girişi' dir.

1. ADIM : Doğrudan Malzeme Talep Girişi Formu

İlk olarak Görsel 1'de belirtilen alanlardaki gibi 'Satınalma Yönetim' modülünün altındaki 'Doğrudan Malzeme Talep Girişi' menüsüne tıklanmalıdır.

2. Adım: Proje ve Talep Adının Girişi

Açılan ekranda ilk olarak Görsel 2'de gösterilen 'Talep Adı' ve 'Proje' kısmı seçimi yapılmalıdır.

Görsel 2 - Talep Adı ve Proje Seçimi

Kullanıcı tarafından Proje seçilmezse veya Talep Adı yazılmaz ise kullanıcı 3. adıma geçiş sağlayamayacaktır.

3. Adım: Malzeme Kayıtların Girişi

Kullanıcı Projeyi seçip Talep Adını yazdıktan sonra Malzeme Ekle butonundan talep etmek istediği malzemenin girişini yapmaya başlayabilecektir. (Görsel 3)

Görsel 3 - Malzeme Ekle Butonu

Kullanıcı 'Malzeme Ekle' butonuna tıklandığında açılan ekranda gerekli malzeme bilgilerini doldurup 'Kaydet' butonuna tıklamalıdır.

Görsel 4 - Malzeme Talep Bilgileri Giriş Ekranı

Kullanıcı bu kısma istediği miktarda malzeme ekleyebilecektir.

Malzeme adını arama kısmında öncelikle malzeme adı yazılarak aranmalı , eğer malzeme yok ise '+' butonuna tıklanarak yeni malzeme eklenip işlem adımlarına o şekilde devam edilmelidir.

Yeni malzeme eklerken dikkat edilmesi gereken hususlar şunlardır:

• Malzeme Adı kısmındaki tüm karakterler büyük harf olarak girilmelidir.

• Malzeme adı girilirken ve/veya/ya da vb. ifadeler kullanılmamalıdır.

4. Adım: Teklif Ekle Kısmı

Hangi malzemeye teklif eklenecekse o malzeme seçilip 'Yeni Teklif' butonuna tıklanmalıdır. (Görsel 5)

Görsel 5 - Yeni Teklif Ekle Kısmı

Her yeni tedarikçi teklifi için tekrar 'Yeni Teklif' butonuna tıklanmalı ve işlem adımları her firma için ayrı ayrı tekrarlanmalıdır.

Mevcut teklifleri kontrol etmek veya düzenlemek için 'Teklifi Görüntüle' butonu kullanılır.

5. Adım: Teklif formu Tedarikçi Firma Seçme Kısmı ve Teklif Bilgileri Doldurulması

Teklif formunda ilk olarak teklif alınan firma seçilmelidir. Tedarikçi firma alanında seçim yapılmadan diğer işlemlere geçiş yapılamamaktadır. (Görsel 6)

Görsel 6 - Tedarikçi Firma Seçim Alanı

Tedarikmi Firma seçimi yapıldıktan sonra malzemelerin yanında Düzenle butonu gözükecektir. Düzenle butonuna tıklayıp gerekli teklif bilgileri girişi yapıldıktan sonra 'Kaydet'e tıklanmalıdır. (Şekil 7)

Görsel 7 - Malzeme teklif Bilgileri

6. Adım: Nakliye Planlama

Teklif bilgileri girildikten sonra Nakliye Planlaması kısmındaki bilgiler doldurulmalıdır. (Şekil 8)

Eğer nakliye fiyatı firma teklifine dahil ise 'Nakliye Dahil' fiyat seçilmeli eğer nakliye fiyatı firma teklifine dahil değil ise 'Nakliye Hariç' kısmı seçilip bilgiler doldurulmalıdır.

Görsel 8 - Nakliye Planlama Alanı

7. Adım: Ödeme Planlama

Kullanıcı teklif formunu onaya göndermeden önce malzemelere ait ödeme planlama alanındaki bilgileri doldurmak zorundadır. (Şekil 9)

Görsel 9 - Ödeme Planı Alanı

8.Adım: Kaydet İşlemi

Tedarikçiye ait nakliye bilgileri, fatura türü, açıklama ve ödeme planı girişleri tamamlandıktan sonra 'Kaydet' butonuna tıklanmalıdır. Bu işlem sadece o firmaya ait teklif detaylarını sisteme işler.

Görsel 10 - Kaydet İşlemi

İsteğe Bağlı Özellik: Malzeme Teklif Talep Gönderimi

Satın alma sürecindeki malzemeler için uygun fiyat tekliflerinin toplanması amacıyla, seçilen tedarikçi firmalara toplu veya tekli e-posta gönderilmesini sağlayan ekrandır.

Tedarikçilerden fiyat toplama sürecini hızlandırmak için bu özelliği kullanabilirsiniz:

Görsel 11 - Malzeme Teklif Talep Göderim Butonu

Gönderim Yöntemini Belirleme

"Malzeme Teklif Talep Gönderim" butonuna tıkladığınızda karşınıza bir seçim ekranı gelir.

• Sistem Gönderimi:E-postanın doğrudan şirket sistemi üzerinden gönderilmesini sağlar.

• E-Posta ve Şifre: Gönderimin kendi kişisel iş e-postanız üzerinden yapılmasını sağlar. Seçiminizi yapıp "Devam Et" butonuna tıklayarak ana forma giriş yapabilirsiniz.

Malzemelerin E-postaya Eklenmesi

Ekranın sol tarafında, talebinize konu olan malzemeler listelenir.

• Göndermek istediğiniz malzemeleri listeden işaretleyin.

• "Mail İçeriğine Ekle" butonuna tıklayın. Bu işlem, seçtiğiniz malzemeleri (miktar ve özellikleri ile birlikte) e-posta metninin içine düzenli bir tablo olarak yerleştirir.

Görsel 12 - Mal İçeriği Ekleme İşlemi

Tedarikçi Firmaların Seçimi

Ekranın sağ üst kısmında teklif isteyebileceğiniz firmalar yer alır.

• Firma Seçimi: E-postayı göndermek istediğiniz firmaların yanındaki kutucukları işaretleyin.

• Yeni Firma: Eğer listede aradığınız firma yoksa, "Firma Ekle" butonu ile yeni bir tedarikçiyi listeye dahil edebilirsiniz.

Görsel 13 - Tedarikçi Firmaların Seçimi

E-Posta Detayları ve İçerik Düzenleme

Ekranın sağ alt kısmında gönderilecek e-postanın son kontrolleri yapılır.

• Bilgilendirme (CC): Bu alana, gönderilen e-postadan haberdar olmasını istediğiniz diğer iş arkadaşlarınızı ekleyebilirsiniz.

• Dökümanları Dahil Et: Eğer malzemelere ait teknik çizim veya şartname gibi yüklü dosyalar varsa, bu kutucuğu işaretleyerek dosyaların e-postaya eklenmesini sağlayabilirsiniz.

• İçerik Düzenleme: Yazı alanında hazır bir taslak metin ve imzanız otomatik olarak gelir. İhtiyaca göre bu metin üzerinde değişiklik yapabilir veya ek açıklamalar ekleyebilirsiniz.

Görsel 14 - E-Posta Detayları ve İçerik Düzenleme

Gönderimi Tamamlama

Tüm hazırlıklar bittikten sonra e-postaları firmalara ulaştırmak için "Mail Gönder" butonuna tıklamanız yeterlidir. Sistem, seçtiğiniz her firmaya ayrı ayrı teklif talep e-postasını iletecektir.

Görsel 15 - Gönderimi Tamamlama(Mail Gönderme)

Teklif Analizi ve Karşılaştırma

Sipariş formundaki 'Teklif Analizi' sekmesine girerek gelen fiyatları kıyaslayabilirsiniz:

• Karşılaştırma Tablosu: Tüm firmaların teklifleri yan yana listelenir; en ucuz fiyat sistem tarafından otomatik olarak yeşil ile vurgulanır.

• Onaylama: Uygun bulduğunuz teklifleri 'Seçilenleri Onayla' veya bir firmanın tüm kalemleri için 'Tüm Teklifleri Onayla' butonlarıyla seçebilirsiniz.

Görsel 16 - Teklif Analiz Sekmesi

PDF Raporlarını İndirme

İhtiyacınıza göre iki farklı belge alabilirsiniz:

• Teklif Analiz PDF: Tüm firmaların fiyat kıyaslamasını gösteren tablodur. Teklifler girildiği andan itibaren her zaman indirilebilir.

• Onay Formu PDF: Sadece teklif onay işlemi yapıldıktan sonra aktif olur. Seçilen firmanın detaylı sipariş bilgilerini içerir.

Görsel 17 - Teklif Analiz Ve Onay Formu PDF Butonları

9.Adım: Onaya Sunma

Hazırladığınız malzeme talebi için süreç iki farklı şekilde ilerletilebilir:

Onaya Gönder (Süreci Başlatma)

Malzeme listesi, bütçe kalemleri ve ek dökümanlar eksiksiz bir şekilde tanımlandıktan sonra; hazırlanan talebin resmiyet kazanması için 'Onaya Gönder' butonuna tıklanmalıdır.

Sistem onaya göndermeden önce; personel, proje, talep adı ve en az bir malzeme kaleminin girilmiş olduğunu kontrol eder. Eksik bilgi bulunması halinde uyarı mesajı gösterilir.

Durum Takibi: Onaya gönderilen talepler üzerinde, onay süreci tamamlanana kadar sistem tarafından veri güvenliği amacıyla düzenleme kısıtlaması getirilir.(Görsel 11)

Görsel 16 - Onaya Gönder Butonu