Malzeme Talep Giriş
Versiyon 1.0 | Şubat 2025
Genel Bakış
Malzeme Talep Girişi ekranı, şantiye sahasındaki malzeme ihtiyaçlarının bütçe kodu bazında sisteme kayıt edildiği ve ilgili onaylayıcılara iletildiği ekrandır. Her talep, projeye özgü onay akışından geçtikten sonra Malzeme Satınalma Takip ekranına aktarılır ve satınalma süreci orada devam eder.
Bu ekranda yapılabilecekler:
• Malzeme ihtiyaçlarını kalem kalem tanımlamak ve bütçe kodu ile ilişkilendirmek
• Teknik şartname, teklif veya görsel gibi destek dosyaları eklemek
• Formu taslak olarak kaydetmek veya onay sürecine göndermek
Her bölümde zorunlu alanlar, sistem uyarıları ve dikkat edilmesi gereken noktalar ayrıca belirtilmiştir.
Ekrana Giriş
Sol menüden Satınalma Yönetim modülünü açın, ardından Malzeme Talep Girişi seçeneğine tıklayın.
Form Yönetim Kartı
Ekranın üst kısmında yer alan Form Yönetim kartı, talebe ait kimlik bilgilerini barındırır. Tüm işlemler bu karttan yönetilir.
Butonlar ve İşlevleri
Kartta yer alan butonların sıralaması ve işlevleri aşağıdaki tabloda açıklanmıştır:
Buton
Ne Zaman Görünür?
Ne Yapar?
Onaya Gönder
Her zaman (Taslak durumunda)
Formu onay akışına gönderir. Zorunlu alanlar eksiksiz doldurulmalıdır.
Yorumlar
Her zaman
Talep No alanının yanında yer alır. Forma not veya mesaj eklenebilir.
Onay Geçmişi
Onay sürecinde ve onaylandıktan sonra
Hangi onaylayıcının ne zaman işlem yaptığını gösterir. Taslak durumunda görünmez.
Formu Geri Çek
Onay sürecindeyken (ilk onay aşamasında, 1 kez)
Formu onay sürecinden geri alır. Kullanıcı düzenleyip tekrar gönderebilir. Bu işlem yalnızca 1 kez yapılabilir.
Talep No
Kaydet sonrası oluşur
Sistem tarafından otomatik atanan talep numarasıdır. Salt okunur.
Talep Adı
Her zaman (Taslak durumunda düzenlenebilir)
Kullanıcı tarafından serbest metin olarak girilir.
Proje
Her zaman (Taslak durumunda düzenlenebilir)
Açılır arama kutusu veya çift tıklama ile seçilir. Bütçe kodu seçimi projeye göre filtrelenir.
Kaydet
Her zaman (Taslak durumunda)
Talep Adı ve Proje bilgisini kaydeder; Talep No oluşturur. Malzeme listesi bu işlemden sonra aktif hale gelir.
Yazdır
Yalnızca onaylanmış formlarda
Formu yazdırmaya ya da PDF olarak almaya yarar.
Talep No Nasıl Oluşur?
Talep No, sistem tarafından otomatik olarak atanır. Oluşması için Talep Adı ve Proje alanlarının doldurulmuş olması ve Kaydet butonuna basılmış olması gerekir. Kaydet işlemi tamamlandığında Talep No alanı otomatik dolarak malzeme listesi aktif hale gelir.
Talep No oluşmadan malzeme listesine kayıt yapılamaz. Proje ve Talep Adı girildikten sonra mutlaka Kaydet butonuna basın.
Formu Geri Çekme
Form onay sürecindeyken ve henüz ilk onaylayıcı işlem yapmamışsa Formu Geri Çek butonu ile form geri alınabilir. Form Taslak durumuna döner; üzerinde düzenleme yapılıp tekrar onaya gönderilebilir.
Formu Geri Çek işlemi yalnızca 1 kez yapılabilir. Daha önce geri çekilmiş bir form tekrar geri çekilemez.
Malzeme Kalemlerinin Girilmesi
Talep No oluşturulduktan sonra malzeme listesi aktif hale gelir. Her malzeme kalemi ayrı ayrı girilir ve listeye eklenir.
Yeni Malzeme Ekleme
Her kalem için şu sırayı takip edin:
1. Yeni Malzeme Kayıt butonuna tıklayın. Form temizlenerek yeni giriş için hazır hale gelir.
2. Aşağıdaki tablodaki alanları doldurun.
3. Malzeme Kaydet butonuna tıklayın. Kalem listeye eklenir.
Birden fazla kalem girilecekse bu adımlar her kalem için tekrarlanmalıdır.
Zorunlu ve Opsiyonel Alanlar
Malzeme
Zorunlu
Talep edilen malzemenin adı veya kodu. Arama kutusu ya da çift tıklama ile seçilir.
Bütçe No
Zorunlu
Projeye göre filtrelenir. Seçim yapılmadan Malzeme Kaydet işlemi gerçekleşmez. Boş bırakılırsa "Bütçe No Seçiniz" uyarısı görüntülenir.
Birim
Zorunlu
Ölçü birimi (adet, kg, m² vb.). Açılır listeden seçilir.
Miktar
Zorunlu
Talep edilen miktar. Ondalık ayırıcı olarak virgül kullanılır (örn: 1023,96). Noktalama işaretleri sistem tarafından otomatik düzenlenir. Virgülden sonra en fazla 4 basamak girilebilir (örn: 0,9765).
Aciliyet Durumu
Zorunlu
Talebin öncelik seviyesini belirler. Açılır listeden seçilir.
Tedarik Tarihi
Zorunlu
Malzemenin sahada olması gereken son tarihtir.
Açıklama
Opsiyonel
Ek bilgi veya özel bir beklenti varsa belirtilebilir.
Marka
Opsiyonel
Tercih edilen marka varsa belirtilebilir.
Zorunlu alanlardan herhangi biri boş bırakılırsa Malzeme Kaydet butonu işlem yapmaz; sağ üstte kırmızı bildirim olarak uyarı görüntülenir.
Bütçe No seçilmediğinde "Bütçe No Seçiniz" uyarısı görüntülenir.
Malzeme Düzenleme ve Silme
Listedeki bir kalemi düzenlemek için ilgili satırı seçin, Düzenle butonuna basın. Değişiklikleri yaptıktan sonra Malzeme Kaydet ile güncelleyin.
Bir kalemi kaldırmak için satırın en sağındaki Sil butonuna tıklayın.
Listeden silinen kayıtlar geri getirilemez. Yanlışlıkla silinen bir kalem yeniden elle girilmelidir.
Destek Dosyası Ekleme (Opsiyonel)
Dökümanlar sekmesinden talebe destekleyici dosyalar eklenebilir: teknik şartname, teklif, fotoğraf vb.
Desteklenen format konusunda bir kısıtlama yoktur; her türlü dosya yüklenebilir. Dosya boyutu üst sınırı 250 MB'tır.
Teknik malzemelerde teknik şartname veya benzer belgelerin eklenmesi, onaylayıcıların talebi daha hızlı değerlendirmesini sağlar.
Formu Kaydetme veya Onaya Gönderme
Malzeme listesi tamamlandıktan sonra iki seçenek mevcuttur:
1 - Taslak Olarak Kaydetme
Kaydet butonuna basıldığında form Taslak durumunda saklanır. Taslak formlar üzerinde istediğiniz zaman düzenleme yapılabilir, malzeme eklenebilir veya dosya güncellenebilir.
2 - Onaya Gönderme
Form eksiksiz hazırlandıktan sonra Onaya Gönder butonuna tıklayın. Form, projeye tanımlı onay akışına otomatik olarak iletilir ve durumu Onay Bekliyor olarak güncellenir. Onay veya red durumunda ilgili kullanıcılara sistem bildirimi gönderilir. Onaylayıcılara ise onaylarına form düştüğünde bildirim iletilir.
Form onay sürecine girdikten sonra düzenleme yapılamaz. Değişiklik gerekiyorsa Formu Geri Çek işlemi uygulanmalıdır (yalnızca 1 kez kullanılabilir).
Onay Sonrası
Onay süreci tamamlanan form, Malzeme Talep Havuzu listesine aktarılır ve satınalma süreci oradan devam eder.
Devamı için: Malzeme Satınalma Takip Ekranı Kılavuzu bakınız.
Satınalma TakipTalep Durumu Takibi
Talebin hangi aşamada olduğu, form üzerinden ve Malzeme Satınalma Takip ekranından kalem bazında izlenebilir. Olası durumlar aşağıdaki tabloda listelenmiştir:
Taslak
Form kaydedilmiş, henüz onaya gönderilmemiş. Düzenleme yapılabilir.
Onay Bekliyor
Form onay akışına alınmış. Düzenleme kilitlenir.
Onaylandı / Alt Onaya Gönderildi
Bir onay aşaması geçildi, bir sonraki onaylayıcıya iletildi.
Reddedildi
Form reddedildi. Yetkili kullanıcı düzenleme yapabilir.
Satınalma Formu Oluşturuldu
Onay tamamlandı, satınalma süreci başladı.
Depo Kabul
Malzeme depoya teslim alındı.
Fatura Bekleniyor
Malzeme teslim alındı, fatura kaydı bekleniyor.
Tamamlandı
Tüm süreç adımları kapandı.
Sık Yapılan Hatalar
Kaydet basılmadan malzeme girişine geçilmeye çalışılması
Malzeme listesi, Talep No oluşmadan aktif olmaz. Proje ve Talep Adı girildikten sonra önce Kaydet butonuna basılmalıdır.
Yanlış bütçe kodu seçilmesi
Bütçe kodu projeye göre filtrelenir. Yanlış kod seçilmesi onay sürecinde sorun çıkarabilir. Emin olunmayan durumlarda proje sorumlusuna danışılmalıdır.
Malzeme Kaydet basılmadan Onaya Gönder'e tıklanması
Forma girilen malzeme bilgileri önce Malzeme Kaydet ile listeye eklenmelidir. Listeye eklenmemiş kalemler forma dahil edilmez.
Taslak formun onaya gönderilmediğinin unutulması
Kaydet butonu formu taslak olarak saklar; onay sürecini başlatmaz. Onay için ayrıca Onaya Gönder butonuna basılması gerekir.
Sil butonuna yanlışlıkla basılması
Listeden silinen kayıtlar geri getirilemez. Yanlışlıkla silinen kalem yeniden elle girilmelidir. Silmeden önce doğru satırın seçildiğinden emin olunmalıdır.
Formu Geri Çek hakkının kullanılmış olması
Bu işlem yalnızca 1 kez kullanılabilir. Daha önce geri çekilmiş bir form tekrar geri çekilemez; bu durumda onay akışındaki yetkili yöneticiden revize talep edilmelidir.
Last updated